Sở hữu nhiều tính năng nổi bật, RPA đang dần trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tăng tốc trong quá trình chuyển đổi số. Vậy bạn đã biết RPA là gì chưa? Giải pháp này có thể mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Nếu chưa, hãy cùng AI.Tech tìm hiểu chi tiết về giải pháp RPA qua bài viết dưới đây nhé!
RPA là gì?
RPA hay Robotic Process Automation (tạm dịch: Tự động hóa quy trình bằng Rô-bốt) là một dạng công nghệ sử dụng phần mềm robot (BOT) hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa các quy trình, thay thế con người làm những việc có tính chất lặp đi lặp lại hành động giống nhau.
RPA hoạt động như thế nào?
RPA là phần mềm robot hoạt động tự hóa bằng cách ghi nhận và mô phỏng chính xác các thao tác của người dùng trên máy tính, từ những thao tác đơn giản như click chuột, nhập liệu đến các thao tác phức tạp hơn.
Cơ chế hoạt động của RPA khá đơn giản: trước tiên, phần mềm sẽ ghi nhớ trình tự các bước thực hiện và lưu thành một kịch bản chi tiết. Sau đó, dựa trên kịch bản này, RPA có thể tự động lặp lại toàn bộ quy trình một cách chính xác. Quá trình này có thể được ví như việc đào tạo một nhân viên mới – bạn chỉ cần hướng dẫn một lần, và họ sẽ có thể thực hiện công việc đó một cách độc lập trong những lần tiếp theo.
Các công việc phù hợp để sử dụng RPA là gì?
Giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot RPA đặc biệt phù hợp với những công việc có các đặc tính sau:
- Mang tính lặp lại thường xuyên.
- Dễ xảy ra sai sót khi thực hiện thủ công.
- Được xây dựng dựa trên các quy tắc cụ thể.
- Liên quan đến xử lý dữ liệu số có cấu trúc.
- Đòi hỏi nghiêm ngặt về mặt thời gian hoặc theo chu kỳ.
Phân loại lập trình RPA
Hiện nay, có 3 loại robot phần mềm đang được triển khai cho giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot, đó là: Robot có giám sát (Attended robot), Robot không có sự giám sát (Unattended robot) và Robot linh hoạt (Hybrid robot).
- Robot có giám sát: Robot khi hoạt động cần có sự kiểm soát và điều khiển trực tiếp từ con người.
- Robot không giám sát: Chỉ cần thiết lập trước thời gian chạy, loại robot này có thể tự hoạt động mà không cần sự giám sát của con người.
- Robot linh hoạt: Là kết hợp tất cả ưu điểm 2 loại robot trên, vừa cho phép vừa hoạt động tự động vừa có thể điều khiển theo yêu cầu. Tuy mang lại tính linh hoạt cao, nhưng trong thực tế rất ít doanh nghiệp tích hợp loại robot này vào quy trình vận hành vì nó vô cùng phức tạp.
Lợi ích vượt trội khi áp dụng giải pháp RPA là gì?
Thay vì phải làm những công việc giống nhau thủ công nhàm chán vừa mất nhiều thời gian, công sức vừa tốn nhiều nhân lực thì việc áp dụng các giải pháp RPA sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích vượt trội như:
- Giúp doanh nghiệp phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: RPA có thể thay thế nhân viên làm các công việc lặp đi lặp lại đơn giản, giúp họ có thời gian tập trung vào các công việc thiết yếu hơn, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
- Đảm bảo độ chính xác cao: RPA hoạt động nhanh hơn, chính xác hơn và đáng tin cậy hơn, giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có có thể gây ra những hậu quả tiêu cực.
- Hiệu suất tốt: Chỉ cần 2-3 giây, RPA có thể xử lý xong một nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp tăng năng suất nhanh chóng.
- Tăng khả năng mở rộng quy mô: Thông qua việc tối ưu hóa quy trình làm việc bằng RPA, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực và thời gian vào các chiến lược phát triển then chốt như chuyển đổi mô hình kinh doanh và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Những rủi ro, hạn chế khi sử dụng RPA
Mặc dù RPA mang lại hiệu quả cao, nhưng việc áp dụng công nghệ này vẫn còn một số rủi ro thách thức như:
- Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn.
- Doanh nghiệp cần phải có quy trình chuẩn hóa cao.
- Đội ngũ triển khai của doanh nghiệp phải có kỹ năng chuyên sâu thì mới có thể triển khai công nghệ này.
- Thời gian thực hiện lâu.
- Trong quá trình vận hành, RPA vẫn có thể xảy ra lỗi.
Quy trình triển khai giải pháp tự động hóa RPA
- Bước 1: Xác định và đánh giá các quy trình có tiềm năng tự động hóa.
- Bước 2: Đánh giá các yêu cầu công nghệ cần thiết để triển khai giải pháp phù hợp.
- Bước 3: Nghiên cứu, so sánh các giải pháp RPA trên thị trường để chọn phương án tối ưu cho doanh nghiệp.
- Bước 4: Thực hiện cài đặt, vận hành thử nghiệm và đánh giá hiệu quả của hệ thống.
- Bước 5: Tổ chức hướng dẫn nhân viên về cách vận hành và quản lý hệ thống mới.
- Bước 6: Theo dõi, đánh giá hiệu quả và thực hiện các cải tiến cần thiết để tối ưu hóa quy trình.
Một số lưu ý khi sử dụng giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot
Trước khi áp dụng các giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot, các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lựa chọn phần mềm RPA phù hợp: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm RPA được cung cấp với đa dạng tính năng, giao diện người dùng và mức giá. Do đó, doanh nghiệp cần phân tích, đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố này và so sánh toàn diện giữa các sản phẩm để chọn ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.
- Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA: Mặc dù RPA có thể giúp doanh nghiệp tối ưu các công việc lặp lại tuy nhiên vẫn có một số nhiệm vụ cần sự can thiệp trực tiếp của con người.
KẾT
Hy vọng với những thông tin được AI.Tech chia sẻ qua bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức hơn về RPA là gì cũng như các lợi ích, hạn chế của giải pháp này. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa sản xuất và quản lý thiết bị thông minh, Hãy liên hệ với A.I Tech để được tư vấn về các giải pháp chuyển đổi số tiên tiến nhé!
