ERP là gì? Vai trò quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp

ERP là thuật ngữ thường được sử dụng trong hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây AI.Tech sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ERP là gì, vai trò quan trọng mà giải pháp này mang lại cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Phần mềm ERP là gì?

ERP (viết tắt của từ Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm được dùng để quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của tổ chức và doanh nghiệp.

Thay vì phải quản lý công việc thông qua các phần mềm độc lập, rời rạc hoặc xử lý thủ công trên giấy tờ, ERP sẽ giúp số hóa, tối ưu hóa và hợp nhất toàn bộ quy trình kinh doanh, đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả cho toàn bộ đội ngũ trong doanh nghiệp.

Đặc trưng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là gì?

• Phần mềm quản trị hợp nhất: Tất cả quy trình và dữ liệu từ sản xuất, kinh doanh đến chăm sóc khách hàng,…đều được ERP kết nối và sắp xếp một cách liền mạch, khoa học.
• Tự động hóa quản lý: Hệ thống ERP có khả năng quản lý tự động các hoạt động như lập kế hoạch, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý tài chính,… giúp tối ưu hóa thời gian và hạn chế sai sót.
• Thiết lập quy tắc rõ ràng: ERP giúp các doanh nghiệp thiết lập quy tắc và hoạch định chi tiết cho tất cả hoạt động kinh doanh, từ phát triển sản phẩm đến chiến lược bán hàng.
• Thiết kế module hóa: Hệ thống cho phép tùy chỉnh và triển khai các tính năng phù hợp với yêu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp.
• Tạo liên kết các bộ phận: ERP kết nối các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp việc chia sẻ và trao đổi thông tin dễ dàng, nhanh chóng hơn.
• Bảo mật dữ liệu cao: Hệ thống được tích hợp các tính năng bảo mật tiên tiến để bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp. 
• Responsive: Giao diện ERP được thiết kế đơn giản, trực quan, thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Điều này giúp nhân viên tiếp cận và làm việc với hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các phân hệ của phần mềm ERP

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng tích hợp, được được cấu thành từ nhiều phân hệ khác nhau, như:

• Phân hệ kế toán – Tài chính

Phân hệ kế toán – tài chính trong phần mềm ERP có vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi, lưu trữ và phân tích các dữ liệu tài chính quan trọng như khoản thu-chi, ngân sách, giá bán và nhiều yếu tố khác. 

Bên cạnh đó, phân hệ này còn hỗ trợ các tác vụ nâng cao như quản lý tài sản, thuế, kế hoạch tài chính và các nguồn vốn, mang lại cái nhìn toàn diện và chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

• Phân hệ quan hệ khách hàng CRM

ERP cung cấp nền tảng quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng, giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược kinh doanh và tự động hóa quy trình bán hàng hiệu quả. 

Các tác vụ liên quan đến bán hàng và tiếp thị sẽ được tích hợp trong phân hệ, bao gồm việc tạo báo giá, quản lý đơn đặt hàng, dự báo, theo dõi tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch truyền thông, cũng như quản lý các chương trình khuyến mãi, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả tiếp thị.

• Phân hệ quản lý nhân sự

Phân hệ nhân sự trong hệ thống ERP tập trung tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên vào một nền tảng duy nhất, giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng quản lý thông tin nhân viên, hiệu suất làm việc, thời gian nghỉ, bảng lương và chi phí.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả và chính xác trong công tác quản lý nhân lực.

• Phân hệ mua hàng

Toàn bộ quy trình từ mua sắm đến thanh toán đều được phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tối ưu và tự động hóa, bao gồm việc quản lý nhà cung cấp, đơn mua hàng, tồn kho và hóa đơn. 

Ngoài ra, khi được tích hợp với các phân hệ tài chính và tồn kho, phân hệ này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận hành hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

• Phân hệ quản lý tồn kho

Phân hệ này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa còn lại trong kho vận, cho phép chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tồn kho chính xác. Từ đó, điều chỉnh lượng hàng nhập và tiêu thụ hợp lý, tránh tình trạng thất thoát và lãng phí.

Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

Bằng cách tích hợp các quy trình làm việc vào một hệ thống đồng nhất, phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể như:

• Quản lý tổng thể

ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý bằng cách tích hợp tất cả các hoạt động vào một hệ thống thống nhất. Điều này không chỉ loại bỏ các công đoạn thủ công, giảm thiểu sai sót mà còn cung cấp một nguồn dữ liệu chính xác, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

• Tăng năng suất

Việc ứng dụng ERP sẽ giúp các nhà lãnh đạo quản lý hoạt động kinh doanh và đội ngũ lao động tốt hơn. Các tác vụ hằng ngày sẽ được ERP tự động xử lý, đội ngũ của doanh nghiệp có thể tập trung vào việc phát triển các mục tiêu quan trọng hơn.

Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng quản lý, giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

• Giảm chi phí quản lý, vận hành

Hệ thống ERP giúp giảm thiểu công việc thủ công, loại bỏ lỗi dữ liệu và tình trạng dữ liệu bị tách biệt trong các hệ thống riêng lẻ, tạo ra một nguồn thông tin duy nhất và chính xác. 

Điều này đặc biệt có lợi cho đội ngũ kế toán, khi họ có thể truy cập dữ liệu tập trung một cách dễ dàng và hiệu quả. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm chi phí, kiểm soát được biên lợi nhuận và gia tăng tỷ suất lợi nhuận (ROI) theo thời gian.

• Tạo nền tảng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp

Tính năng tích hợp mạng xã hội nội bộ của ERP mở ra không gian trao đổi linh hoạt, cho phép nhân viên kết nối, chat riêng tư và cập nhật trạng thái công việc một cách dễ dàng.

• Tăng cường khả năng ra quyết định

Thông qua, khả năng tích hợp và phân tích dữ liệu toàn diện từ các phòng ban, ERP sẽ giúp các ban lãnh đạo có cái tổng quan và chi tiết về mọi hoạt động kinh doanh, từ đó  đưa ra các quyết định một cách chuyên nghiệp và chính xác. 

• Tăng khả năng cạnh tranh

Việc triển khai hiệu quả giải pháp ERP không chỉ là lợi thế công nghệ, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao sức cạnh tranh.

KẾT

Hy vọng với những chia sẻ từ AI.Tech qua bài viết trên, sẽ giúp bạn hiểu về phần mềm ERP là gì. Với những ưu điểm vượt trội, đây chắc chắn sẽ là công cụ then chốt giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình quản lý hiệu quả, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm đến giải pháp ERP hoặc các giải pháp chuyển đổi số, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và trải nghiệm demo chi tiết.