Mặc dù là phần mềm được ứng dụng phổ biến, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho hoạt động sản xuất và kinh doanh nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng ERP sao cho hiệu quả.
Bài viết dưới đây AI.Tech sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng hệ thống ERP dễ hiểu từ A – Z giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và năng suất hơn. Cùng theo dõi nhé!
Phần mềm ERP là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hệ thống ERP, hãy cùng AI.Tech điểm qua tổng quan về phần mềm ERP là gì?
ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) là một giải pháp công nghệ thông minh được các doanh nghiệp hiện đại áp dụng để tối ưu hóa hoạt động quản trị. Bản chất của hệ thống này là tích hợp và điều phối các quy trình kinh doanh quan trọng, từ kế toán, nhân sự cho đến quản lý kho vận và bán hàng, nhằm mang đến một nền tảng quản lý toàn diện và chính xác.
Thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ, ERP giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát và phân tích mọi hoạt động một cách dễ dàng và hiệu quả thông qua một hệ thống tích hợp.
Để ứng dụng ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Triển khai hệ thống ERP không chỉ đơn giản là cài đặt phần mềm, mà đây còn là một chiến lược toàn diện để doanh nghiệp kiến tạo quy trình làm việc chuẩn hóa và tối ưu hóa nguồn lực.
Do đó, để đảm bảo quá trình triển khai ERP diễn ra suôn sẻ, tránh những rủi ro, sai lầm không đáng có và đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số vấn đề sau:
Xác định nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và năng lực tài chính doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần xác định được rõ chiến lược triển khai với các mục tiêu chiến lược, các tính năng mong muốn khi sử dụng ERP và ngân sách cụ thể cho phần mềm này.
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp với quy mô, ngành nghề từ đó tìm ra được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này cũng là tiền đề để doanh nghiệp có thể đưa ra những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm ERP sau này.
Xây dựng, đào tạo đội ngũ quản lý nội bộ
Trước khi triển khai các cách sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp cần xây dựng và đào tạo cho mình một đội ngũ quản lý nội bộ mạnh mẽ. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tự chủ động trong việc triển khai ERP mà không bị phụ thuộc quá nhiều vào đơn vị cung cấp.
Tìm kiếm, lựa chọn đơn vị cung cấp ERP uy tín
Nhà cung cấp ERP sẽ là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt trong quá trình triển khai phần mềm, nên doanh nghiệp cần phải dành thời gian và tìm hiểu các đơn vị này thật kỹ.
Thực tế hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp ERP tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng uy tín. Một đối tác uy tín sẽ có cam kết rõ ràng về tiến độ và chất lượng giúp doanh nghiệp hiện thực hóa mục tiêu số hóa một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP từ A – Z
Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết từ A – Z mà AI.Tech chia sẻ đến bạn:
Chuẩn hóa tất cả quy trình vận hành, dữ liệu
Bước đầu tiên trong hướng dẫn sử dụng ERP doanh nghiệp cần thực hiện đó là chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành và cấu trúc dữ liệu.
Về quy trình, doanh nghiệp cần rà soát và thống nhất các yếu tố như luồng công việc, điểm đầu vào, điểm đầu ra, cơ chế phối hợp giữa các phòng ban và hành trình trao đổi thông tin.
Đối với dữ liệu, công tác chuẩn hóa tập trung vào việc thiết lập quy chuẩn nhập liệu, xây dựng nguyên tắc đặt tên, tối ưu hóa cấu trúc dữ liệu cũ và loại bỏ những thông tin trùng lặp, thừa thãi.
Cài đặt và tùy chỉnh hệ thống ERP
Thông thường, việc cài đặt phần mềm ERP sẽ được phía nhà cung cấp thực hiện, còn doanh nghiệp chỉ cần truy cập và sử dụng tài khoản đã được cung cấp. Cách sử dụng hệ thống ERP trên ứng dụng sẽ được nhà cung cấp đào tạo cho doanh nghiệp.
Quản lý phân quyền
Bước tiếp theo trong cách sử dụng hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần triển khai đó là phân quyền truy cập vào tài khoản.
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có tính năng phân quyền truy cập thông minh, cho phép doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ việc xem, nhập và quản lý dữ liệu theo từng vai trò công việc và cấp quản lý.
Triển khai Workflow trên phần mềm ERP
Sau khi hoàn thành phân quyền truy cập, doanh nghiệp có thể tận dụng khai thác tối đa khả năng Workflow của phần mềm quản trị nguồn lực (ERP) để tự động hóa hoàn toàn quy trình phân công và quản lý công việc.
Điều này không chỉ giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc mà còn giảm thiểu tối đa các sai sót thường gặp trong phương thức trao đổi thông tin truyền thống.
Tích hợp ERP với đối tác và khách hàng
Tích hợp hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) với đối tác và khách hàng được coi là một bước vô cùng quan trọng, không chỉ đảm bảo việc truyền tải thông tin diễn ra nhanh chóng và chính xác, mà còn xây dựng một môi trường giao tiếp an toàn và chuyên nghiệp với hệ thống bảo mật cao.
Dùng công cụ phân tích
Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích để doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc. Thông qua các báo cáo và phân tích, các nhà lãnh đạo có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra phương án xử lý kịp thời, đảm bảo theo kịp tiến độ và mục tiêu kinh doanh đề ra.
Giám sát, điều chỉnh hoạt động
Cuối cùng, để đảm bảo quá trình triển khai ERP diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần thường xuyên theo dõi và điều chỉnh quy trình kinh doanh sao cho phù hợp với hoạt động thực tế của hệ thống. Việc này giúp tránh các sai sót, bất cập và tối đa hóa lợi ích mà ERP mang lại.
KẾT
Nhìn chung, cách sử dụng hệ thống ERP không hề khó, điều quan trọng là doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp ERP và phương án triển khai phù hợp. Hy vọng những thông tin mà AI.Tech vừa cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có thể nắm rõ được quy trình sử dụng ERP để hệ thống phát huy tối đa hiệu quả.
